Algemene Voorwaarden

1. Definities

• “Dienst”: het HirePortal-platform en alle modules, waaronder SmartWatcher, gegevensverrijking, recruitmentautomatisering, AI Voice, planningsfunctionaliteit, integraties, dashboards en API's.
• “Kandidaat”: iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens door of namens Klant via de Dienst worden verwerkt.
• “AI Voice”: functionaliteit waarbij een AI-systeem telefonisch of anderszins spraakgestuurd met een Kandidaat communiceert.
• “Klantdata”: alle gegevens die Klant in de Dienst invoert, laat invoeren, koppelt of op instructie laat verzamelen of verrijken.
• “Toepasselijke Privacywetgeving”: de AVG, UAVG, Telecommunicatiewet, ePrivacy-regels, AI-verordening en overige toepasselijke privacy-, communicatie-, arbeids- en gegevensbeschermingswetgeving.

2. Zakelijk gebruik en rolverdeling

De Dienst is uitsluitend bestemd voor professioneel zakelijk gebruik door recruitmentbureaus, werkgevers en andere bevoegde organisaties.

Klant bepaalt zelfstandig welke Kandidaten worden opgenomen, waarom hun gegevens worden verwerkt, welke bronnen worden gebruikt, welke gegevens worden verrijkt, wie wordt benaderd, via welk kanaal en met welke boodschap. Voor deze verwerkingen is Klant verwerkingsverantwoordelijke.

Voor zover HirePortal Kandidatengegevens uitsluitend namens en volgens gedocumenteerde instructies van Klant verwerkt, treedt HirePortal op als verwerker. De Verwerkersovereenkomst is van toepassing.

HirePortal is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor eigen bedrijfsadministratie, facturering, accountbeheer, beveiliging, misbruikpreventie, productdiagnostiek en naleving van wettelijke verplichtingen voor zover HirePortal doel en middelen daarvan zelf bepaalt.

Geen bepaling mag worden uitgelegd als uitsluiting van een wettelijke verantwoordelijkheid die HirePortal dwingendrechtelijk zelf draagt.

3. Wettige bron, doelbinding en verantwoordelijkheid Klant

Klant garandeert dat iedere verwerking via de Dienst een specifieke, geldige en aantoonbare rechtsgrond heeft en voldoet aan de beginselen van rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid en opslagbeperking.

Het feit dat persoonsgegevens publiek toegankelijk zijn, vormt op zichzelf geen rechtsgrond. Klant beoordeelt en documenteert vóór gebruik of de bron en het beoogde recruitmentdoel verenigbaar en rechtmatig zijn.

Klant is verantwoordelijk voor de informatieplicht aan Kandidaten, waaronder waar van toepassing artikel 14 AVG wanneer gegevens niet rechtstreeks bij de Kandidaat zijn verkregen.

Klant instrueert HirePortal niet tot het verzamelen of afleiden van gegevens die niet noodzakelijk zijn voor een concreet recruitmentdoel.

Klant mag de Dienst niet gebruiken voor heimelijke screening, discriminatoire selectie, stalking, intimidatie, kredietbeoordeling, verzekeringsselectie, politieke profiling of andere onverenigbare doeleinden.

4. Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

Klant zal via SmartWatcher of andere modules geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG verzamelen, afleiden, labelen of gebruiken, tenzij Klant vooraf schriftelijk heeft vastgesteld dat een toepasselijke uitzondering dit rechtmatig maakt en HirePortal de verwerking schriftelijk heeft toegestaan.

Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en nationale identificatienummers.

HirePortal mag technische filters of blokkades toepassen en instructies weigeren wanneer verwerking naar haar redelijke oordeel onrechtmatig of hoog-risico is.

5. Telefonisch contact en toestemming

Klant is exclusief verantwoordelijk voor de selectie van te bellen Kandidaten en voor de juridische bevoegdheid om telefonisch contact op te nemen.

Als aanvullende contractuele voorwaarde voor gebruik van AI Voice garandeert Klant dat voor iedere outbound call vooraf een geldige, aantoonbare en nog niet ingetrokken toestemming van de Kandidaat voor telefonisch contact door of namens de betreffende recruitmentorganisatie is vastgelegd. HirePortal mag een strengere toestemmingsnorm hanteren dan het wettelijke minimum. Geen aantoonbare toestemming betekent: geen call via HirePortal.

De toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd, ondubbelzinnig, verifieerbaar en herleidbaar tot de Kandidaat zijn verkregen en het telefonische kanaal, de betreffende recruitmentorganisatie en het relevante recruitmentdoel voldoende dekken. Klant is verantwoordelijk voor de geldigheid, actualiteit en bewijsbaarheid van deze toestemming.

Klant bewaart bewijs van toestemming of contactbevoegdheid en verstrekt dit op eerste verzoek aan HirePortal indien nodig voor klachtbehandeling, toezicht of compliance.

Toestemming mag niet worden verkregen door de kandidaat eerst ongevraagd te bellen met als doel tijdens dat gesprek toestemming te vragen voor toekomstige commerciële telefonische benadering wanneer zulke voorafgaande toestemming wettelijk vereist is.

Klant verwerkt iedere intrekking, ieder bezwaar en ieder verzoek om niet meer gebeld of benaderd te worden onmiddellijk. De Kandidaat wordt direct geblokkeerd voor verdere outbound communicatie via HirePortal. Actieve kandidaatdata worden vervolgens verwijderd of geanonimiseerd voor zover geen andere geldige rechtsgrond of wettelijke bewaarplicht bestaat. Uitsluitend de minimaal noodzakelijke suppressiegegevens mogen worden behouden om te voorkomen dat de persoon later opnieuw wordt geïmporteerd of benaderd.

HirePortal blokkeert outbound calls wanneer vereiste consentmetadata ontbreekt, onbekend is, verlopen is, is ingetrokken, of wanneer de Kandidaat op een suppressie-, blacklist- of blocklijst staat. Klant mag deze blokkade niet omzeilen.

Voor iedere handmatige kandidaatimport en bij het activeren van een ATS-koppeling moet een bevoegde gebruiker van Klant door middel van een actieve, niet vooraf aangevinkte verklaring bevestigen dat (i) Klant bevoegd is de betreffende persoonsgegevens aan HirePortal beschikbaar te stellen en te laten verwerken; (ii) de gegevens rechtmatig zijn verkregen; (iii) Klant verwerkingsverantwoordelijke is voor het recruitmentdoel; en (iv) voor Kandidaten die via AI Voice kunnen worden benaderd aantoonbare toestemming voor telefonisch contact aanwezig is. De verklaring wordt met gebruiker, organisatie, datum en tijd, versie en import- of integratie-ID gelogd.

Een algemene verklaring bij ATS-koppeling vervangt niet de kandidaatgebonden consentcontrole. Kandidaten waarvan de ATS-status voor telefonische toestemming ontbreekt of niet betrouwbaar kan worden gemapt, krijgen standaard de status ‘UNKNOWN / NO CALL’ en kunnen niet door AI Voice worden gebeld totdat Klant voor die Kandidaat geldige toestemming registreert.

Het onjuist afleggen van de verklaring, het uploaden van Kandidaten zonder bevoegdheid of het activeren van calls zonder geldige toestemming geldt als een materiële tekortkoming en kan leiden tot onmiddellijke opschorting of beëindiging van de Dienst.

6. AI-transparantie

Indien AI Voice direct met een natuurlijke persoon communiceert, moet de Kandidaat uiterlijk bij aanvang van de eerste interactie duidelijk en onderscheidbaar worden geïnformeerd dat hij of zij met een AI-systeem communiceert, tenzij dit objectief evident is en de wet geen explicietere mededeling vereist.

Klant mag deze standaard AI-mededeling niet uitschakelen indien daardoor niet langer aan toepasselijke wetgeving wordt voldaan.

De AI mag zich niet voordoen als een specifieke menselijke recruiter.

Indien gesprekken worden opgenomen of getranscribeerd, moet Klant waar vereist vooraf passende informatie verstrekken en een geldige rechtsgrond hebben. Opname staat standaard uit tenzij anders overeengekomen of geconfigureerd.

7. Recruitmentbeslissingen en menselijke controle

De Dienst ondersteunt recruitmentprocessen, maar is geen zelfstandig wervings- of selectiebureau en geeft geen garantie over geschiktheid, juistheid, beschikbaarheid of plaatsbaarheid van een Kandidaat.

Klant blijft verantwoordelijk voor controle van verrijkte gegevens en AI-output voordat deze voor materiële beslissingen worden gebruikt.

Klant gebruikt HirePortal niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor Kandidaten, tenzij Klant zelfstandig heeft vastgesteld dat dit rechtmatig is, passende waarborgen heeft ingericht en HirePortal hiervan vooraf schriftelijk op de hoogte heeft gesteld.

Klant blijft verantwoordelijk voor non-discriminatie, gelijke behandeling en arbeidsrechtelijke naleving.

8. Juistheid van publieke gegevens en AI-output

Publieke bronnen kunnen onvolledig, verouderd of onjuist zijn. AI-output kan fouten bevatten. Klant verifieert relevante informatie voordat zij wordt gebruikt.

HirePortal garandeert niet dat publieke informatie actueel of volledig is en is niet verantwoordelijk voor een door Klant genomen recruitmentbesluit uitsluitend op basis van dergelijke informatie.

Klant corrigeert aantoonbaar onjuiste kandidaatdata zonder onredelijke vertraging.

9. Beveiliging

HirePortal treft passende technische en organisatorische maatregelen gelet op risico, stand van de techniek, kosten en aard van de verwerking.

Persoonsgegevens worden waar passend versleuteld tijdens transport en opslag. De productieomgeving kan gebruikmaken van Supabase en andere goedgekeurde subprocessors.

Klant is verantwoordelijk voor veilige accounttoegang, sterke authenticatie, correcte rollen en rechten en geheimhouding van credentials.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos; HirePortal geeft geen garantie dat beveiligingsincidenten onmogelijk zijn.

10. Verboden gebruik

Klant zal de Dienst niet gebruiken voor: (a) onrechtmatige cold calling; (b) bulkcontact zonder aantoonbare bevoegdheid; (c) scraping in strijd met wet, bronvoorwaarden of toegangsbeperkingen; (d) verwerking van gegevens die duidelijk niet relevant zijn voor recruitment; (e) discriminatie of verboden profiling; (f) misleiding over identiteit of AI-gebruik; (g) het omzeilen van suppressielijsten; (h) spam, intimidatie of excessieve contactfrequentie; (i) verkoop van kandidaatdata als zelfstandig databestand zonder geldige rechtsgrond; of (j) enig gebruik dat HirePortal blootstelt aan overtreding van wet- of regelgeving.

11. Audit, bewijs en compliance

Klant houdt een aantoonbaar dossier bij van rechtsgrond, bron, informatieverstrekking, kandidaatgebonden toestemming voor telefonische benadering, upload- en ATS-verklaringen, bezwaren en intrekkingen, suppressiestatus en bewaartermijnen, en moet op verzoek zonder onredelijke vertraging bewijs kunnen verstrekken.

HirePortal mag bij redelijke twijfel informatie of bewijs opvragen en functionaliteit tijdelijk blokkeren.

Weigert Klant relevante compliance-informatie te verstrekken of bestaat een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan mag HirePortal de betrokken verwerking opschorten of beëindigen.

12. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, software, modellen, workflows, documentatie en interfaces berusten bij HirePortal of haar licentiegevers.

Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

Klant behoudt de rechten die zij rechtmatig heeft op Klantdata.

13. Beschikbaarheid en wijzigingen

HirePortal streeft naar goede beschikbaarheid maar garandeert geen ononderbroken of foutloze Dienst tenzij een afzonderlijke SLA is overeengekomen.

HirePortal mag de Dienst wijzigen voor beveiliging, compliance, verbetering of technische noodzaak, mits kernfunctionaliteit niet zonder redelijke reden wezenlijk wordt uitgehold.

HirePortal mag functionaliteit onmiddellijk aanpassen wanneer dit nodig is om nieuwe wetgeving of toezichthouderinterpretatie te volgen.

14. Vergoedingen, looptijd en proefperiode

Prijzen, facturering, looptijd, maand- of jaarabonnement en eventuele gebruikskosten volgen uit de orderpagina of offerte.

Een gratis proefperiode duurt, indien aangeboden, drie (3) opeenvolgende kalenderdagen tenzij schriftelijk anders aangegeven.

De publieke proefperiode van 3 dagen start bij eerste activatie: de eerste afgeronde CSV-upload of afgeronde Zoho Recruit-koppeling. Alleen registratie verbruikt de proefperiode niet.

De publieke proefperiode is beperkt tot één gebruiker, één organisatie, maximaal 25 kandidaten en maximaal 30 Voice AI-minuten.

Na afloop van de proefperiode wordt het account read-only tenzij een betaald abonnement wordt gekozen. Resultaten uit de proefperiode blijven veertien (14) dagen bewaard, zodat upgraden binnen die periode toegang kan herstellen.

Na de proefperiode wordt betaalde functionaliteit alleen voortgezet overeenkomstig de gekozen abonnementsvorm.

Tenzij anders vermeld zijn prijzen exclusief btw.

15. Aansprakelijkheid

Klant is verantwoordelijk voor haar instructies, kandidaatselectie, rechtsgrond, toestemmingen, brongebruik, contactinhoud, recruitmentbesluiten en naleving van op haar rustende wetgeving.

HirePortal is niet aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit onrechtmatige of onjuiste instructies van Klant, ontbreken of intrekken van toestemming, onjuiste brondata, onjuist gebruik van AI-output of handelen van Klant buiten de overeengekomen Dienst.

Voor zover wettelijk toegestaan is de totale contractuele aansprakelijkheid van HirePortal per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende Dienst heeft betaald.

HirePortal is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste winst, gemiste plaatsingen, reputatieschade of verlies van data, behoudens voor zover uitsluiting naar dwingend recht niet is toegestaan.

Beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van HirePortal en niet waar beperking wettelijk verboden is.

16. Vrijwaring

Klant vrijwaart HirePortal en stelt HirePortal, voor zover wettelijk toegestaan, volledig schadeloos voor aanspraken, schade, sancties, bestuurlijke boetes, lasten onder dwangsom, onderzoeks- en herstelkosten, redelijke juridische kosten en overige aantoonbare kosten van derden of autoriteiten voor zover deze voortvloeien uit of toerekenbaar zijn aan (i) onrechtmatige of onjuiste klantinstructies; (ii) een onjuiste of misleidende verklaring over bevoegdheid, rechtmatigheid of consent; (iii) ontbreken, verlopen of intrekken van vereiste toestemming; (iv) het niet respecteren van bezwaar, blacklist, block- of suppressiestatus; (v) schending van kandidaat-rechten door Klant; of (vi) verboden of misleidend gebruik van de Dienst.

Indien aan HirePortal door een toezichthouder een boete, dwangsom of andere sanctie wordt opgelegd die aantoonbaar geheel of gedeeltelijk is veroorzaakt door handelen of nalaten van Klant als hiervoor bedoeld, vergoedt Klant aan HirePortal het toerekenbare deel daarvan, voor zover een dergelijke vergoeding naar Nederlands recht is toegestaan. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de sanctie is veroorzaakt door een zelfstandige wettelijke overtreding, opzet of bewuste roekeloosheid van HirePortal zelf of voor zover verhaal naar dwingend recht of openbare orde niet is toegestaan.

De verplichtingen uit dit artikel gelden, voor zover wettelijk toegestaan, naast en onafhankelijk van de algemene aansprakelijkheidslimiet van HirePortal. Klant meldt iedere klacht, toezichthoudervraag of kandidaatclaim die verband kan houden met de Dienst onmiddellijk aan HirePortal en verleent redelijke medewerking aan onderzoek en verweer.

17. Opschorting en beëindiging

HirePortal mag gebruik onmiddellijk opschorten bij beveiligingsrisico, vermoedelijke onrechtmatige verwerking, misbruik, niet-betaling of noodzaak tot naleving van wet of toezicht. Bij beëindiging worden gegevens overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst verwijderd of geretourneerd, behoudens wettelijke bewaarplicht.

18. Overmacht

Geen partij is aansprakelijk voor tekortkomingen door omstandigheden buiten redelijke controle, waaronder grote internet- of cloudstoringen, overheidsmaatregelen, oorlog, cyberincidenten bij derden of uitval van essentiële leveranciers, mits de getroffen partij redelijke mitigerende maatregelen neemt.

19. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin HirePortal statutair is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Partijen proberen eerst gedurende ten minste dertig dagen in goed overleg een zakelijke oplossing te bereiken.

20. Rangorde en taal

Bij strijdigheid geldt de volgende rangorde: (1) getekende offerte of order; (2) Verwerkersovereenkomst; (3) deze Algemene Voorwaarden; (4) overige documentatie. Indien een Engelse vertaling afwijkt van de Nederlandse tekst, prevaleert de Nederlandse tekst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.